Saat Anda bekerja menggunakan komputer, Anda harus berurusan dengan begitu banyak file yang merupakan hasil kerja Anda. Mengatur banyak file bukanlah hal yang mudah. Contohnya saat Anda telah mengedit beberapa file yang ada, kemudian Anda hendak mengupdate database Anda dengan dengan beberapa file yang baru saja Anda edit tersebut. Melakukan update semacam ini secara manual tentunya sangat membingungkan. Untuk dapat melakukan sinkronisasi semacam ini dengan mudah, Anda harus menggunakan program khusus.
Dropbox adalah program untuk melakukan sinkronisasi file yang sangat sederhana dan elegan. Tapi, program ini bukanlah solusi untuk melakukan sinkronisasi file atau folder dari beberapa komputer yang berbeda. Dropbox hanya melakukan sinkronisasi atas file-file yang ada dalam satu folder. Untuk dapat menggunakan Dropbox, Anda harus mendaftar terlebih dahulu di situs resmi nya www.dropbox.com. Kemudian, Anda harus mengunduh dan menginstall program client yang disediakan. Program ini akan membuat folder bernama “My Dropbox” di dalam folder Documents. Untuk dapat membuka folder tersebut, Anda dapat meng-klik icon sistem tray yang tersedia.
Dropbox tidak melakukan sinkronisasi file di komputer Anda. Aplikasi ini melakukan sinkronisasi di dalam cloud server. Jadi, Anda harus selalu terhubung dengan internet saat menggunakan Dropbox. Hal ini sangatlah menguntungkan. Anda dapat mengakses semua file yang ada di dalam Dropbox Anda dari beberapa komputer yang berbeda, asalkan program Dropbox sudah terinstall disana. Anda dapat juga mengakses file-file Anda menggunakan antarmuka web yang disediakan oleh Dropbox. Antarmuka web Dropbox sangatlah sederhana dan mudah untuk digunakan. Jika Anda sering menggunakan Facebook, Anda tidak akan menemui kesulitan dalam menggunakannya karena antarmuka web Dropbox sangat mirip dengan Facebook.
Saat Anda mendaftarkan diri untuk dapat menggunakan program Dropbox, Anda dapat memilih beberapa jenis Dropbox. Jika Anda memilih Dropbox Basic, Anda akan mendapatkan kapasitas penyimpanan sebesar 2GB. Jika Anda bersedia membayar sebesar $9.95 per bulan, Anda dapat menggunakan Dropbox Pro, yang menyediakan kapasitas penyimpanan sebesar 50GB. Anda tidak perlu repot untuk mengupdate program Dropbox, karena program ini akan mengupdate dirinya sendiri secara otomatis.